Oferta to zestaw towarów z ustalonymi cenami, przygotowany dla jednego klienta i ważny do wskazanej daty. Powstaje w panelu, pozycją menu Dodaj ofertę. Jeśli instalacja obsługuje kilka sklepów, najpierw wybiera się sklep - z niego pochodzą towary, ceny, formy dostawy i ustawienia oferty (listę sklepów opisuje rozdział Sklepy). Zamiast zaczynać od zera, każdą wcześniejszą ofertę można powtórzyć przyciskiem duplikuj na liście ofert.
Górna część formularza to dane porządkowe:
Klienta szuka się w bazie sklepu - wpisując imię, nazwisko, nazwę firmy, NIP albo numer klienta. Po wybraniu oferta dostaje jego dane do faktury i adres dostawy. Przycisk zmień adres dostawy otwiera listę adresów klienta: można wskazać inny albo dodać nowy adres. Nowy adres zapisuje się na koncie klienta w IdoSell - więc będzie na liście także przy kolejnych ofertach - i od razu wchodzi do tej oferty. Wystarczą imię, nazwisko, ulica, kod pocztowy i miasto; nazwa firmy i telefon są opcjonalne. Przycisk zamówienia klienta pokazuje historię zamówień i stan kredytu kupieckiego, co pomaga ustalić warunki oferty.
Jeśli ustawienia sklepu na to pozwalają, ofertę można wystawić bez konta klienta - wtedy wystarczy adres e-mail, a dane do faktury i dostawy albo wpisuje handlowiec, albo podaje je sam klient w momencie akceptacji (osobny przełącznik). Takie zamówienie powstaje w IdoSell bez konta klienta - dane kupującego trafiają wprost do zamówienia.
Po przypisaniu klienta Ofertownik sprawdza, czy ma on w sklepie przypisany rabat, i proponuje ustawienie go jako rabatu całej oferty. W okienku widać, o jaki rabat chodzi - prosty, zaawansowany albo grupę rabatową - wraz z jego wysokością. Propozycję można przyjąć jednym przyciskiem albo pominąć i wpisać własny rabat; wartość zawsze zostaje do poprawienia w polu Rabat na całą ofertę.
Towary dokłada się w sekcji Dodaj towar: po nazwie (od trzech znaków) albo po kodzie towaru, a na telefonie także skanerem kodu. Po wybraniu pozycji ustala się ilość i cenę - obok ceny jest pole rabatu w procentach, więc można zejść z ceny wyjściowej bez liczenia kwot. Ceny pochodzą ze sklepu, zgodnie z rodzajem cen i zaokrąglaniem z ustawień ofert. Gdy sklep nie podpowie żadnego towaru - tak jest z towarami, których nie wystawia do sprzedaży - szukamy dalej w panelu IdoSell, więc taki towar też da się dołożyć do oferty.
Zamiast dokładać pozycje po jednej, można wczytać je z pliku - przycisk CSV z ikoną pliku, pod przyciskiem dodaj (na telefonie go nie ma). Plik podaje kod towaru, cenę i ilość. Kodem może być numer towaru z IdoSell - sam albo z rozmiarem po myślniku - kod zewnętrznego systemu albo kod towaru ze sklepu; Ofertownik rozpoznaje to sam. Nagłówki nie są obowiązkowe: bez nich obowiązuje kolejność kod, cena, ilość, a gdy są - kolumny rozpoznajemy po ich nazwach, w dowolnej kolejności. Pusta cena oznacza cenę ze sklepu.
Po wczytaniu zobaczysz listę rozpoznanych pozycji: towary gotowe do dodania oraz, na czerwono, wiersze z powodem niepowodzenia - najczęściej towar ma kilka rozmiarów i trzeba podać kod z rozmiarem albo kodu nie ma w sklepie. Do oferty trafiają dopiero po naciśnięciu Dodaj do oferty, więc plik można odrzucić, poprawić i wczytać ponownie. Naraz przyjmujemy do 100 wierszy.
Ilość podaje się w jednostce miary towaru ze sklepu - widać ją obok pola, więc od razu wiadomo, czy chodzi o sztuki, metry czy kilogramy. Jednostki podzielne (takie, które w IdoSell mają ustawioną dokładność) przyjmują ułamki, można więc wystawić 10,5 metra; przy jednostkach niepodzielnych pole przyjmuje same całości. Listę jednostek Ofertownik pobiera ze sklepu i odświeża raz na tydzień, więc zmiana jednostki w IdoSell trafia do ofert najpóźniej po tygodniu.
Ten sam towar może być w ofercie kilka razy, jako osobne pozycje - z własną ilością, ceną, rabatem i notatką. Przydaje się, gdy część partii idzie po innej cenie albo ma inne uwagi. Takie pozycje zostają rozdzielone również w zamówieniu założonym w IdoSell.
Każda pozycja pokazuje wartość, a podsumowanie - liczbę towarów, wartość towarów, VAT i kwotę do zapłaty.
Gdy w ustawieniach ofert włączone jest liczenie marży, przy każdej pozycji widać średnią cenę zakupu, a w podsumowaniu marżę oferty w kwocie i procentach. Ceny zakupu, której sklep nie zna, można dopisać ręcznie - tak samo jak koszt transportu ponoszony przez sklep. Przełącznik Pokazuj marżę chowa te informacje na czas rozmowy z klientem; po odświeżeniu strony wracają do stanu początkowego.
W podsumowaniu ustala się dostawę - nazwę przesyłki albo formę dostawy z listy, zależnie od ustawienia opisanego w rozdziale Formy dostawy - oraz jej koszt. Dalej wybiera się formę płatności (przedpłata, kredyt kupiecki, za pobraniem) i sposób wyliczenia ceny (od wartości netto, netto bez VAT albo brutto). Pole Informacja do oferty to tekst widoczny dla klienta - dobre miejsce na warunki, termin realizacji czy uwagi do wyceny.
Zapisana oferta ma trzy drogi do klienta:
Klient otwiera ofertę linkiem, sprawdza pozycje i zatwierdza ją przyciskiem. Ofertownik zakłada wtedy w IdoSell zamówienie z pozycjami, ceną, formą płatności i dostawą z oferty, a oferta dostaje status Zrealizowana i numer zamówienia. Ofertę można też przyjąć w panelu, przyciskiem przyjmij ofertę - efekt jest ten sam.
Oferty na liście mają cztery stany: Aktywna (czeka na decyzję klienta), Zrealizowana (powstało zamówienie), Stracona (minęła data ważności) i Usunięta. Edytować można tylko ofertę aktywną; pozostałe zostają do wglądu i do zduplikowania.